Суд архивида хужжатларни юритилиши ҳақида.
Суд хужжатларини йиғмажилдларнинг юритиш тартиби.Хужжатлар кетма-кетлигига амал қилиш.
Вилоят маъмурий судига келиб тушган ҳар бир хужжат, топшириқлар йил бошида тасдиқланган номенклатураси асосида юритилган йиғмажилдга тикиб борилади.
Ижро этилган ҳужжатлар уларнинг қайси масалага оидлигига қараб алоҳида муқоваланган йиғмажилдларга қўшилади ва рўйхатга олинади. Йиғмажилдлар тўғри ташкил этилса, қайси ҳужжат қайси йиғмажилдда эканлигини тезда топиш имконини беради.
Шунинг учун ҳужжатлар уларнинг мазмунига қараб туркумларга ажратилиши ва ҳар бир ҳужжат ўз туркуми бўйича очилган йиғмажилдларга қўйилиши керак.
Ҳар бир йиғмажилднинг номи, тартиб сони ва умумий рўйхати бўлиши, у суднинг таркибий тармоқларида иш юритувчи назоратида туриши лозим. Юритилган йиғмажилдларнинг рўйхати суд раиси томонидан тасдиқланади
Тасдиқланган йиғмажилдлар рўйхати бир неча йил давомида ҳаракатда бўлади ва улар охирида якунловчи рақамлар қўйилиб, янги йил бошидан давом эттирилади.
Суднинг иш фаолиятини режалаштиришга оид ҳужжатлар учун ҳам алоҳида йиғмажилд очилади. Унга режаларнинг қандай бажарганлиги ҳақида маълумотлар тикиб қўйилади.
Рўйхатга киритилган ҳар бир ҳужжатга қатъий тартиб рақамлари қўйилиши, уларнинг номи сиёсий-ҳуқуқий жиҳатдан тўғри олиб борилиши керак.
Йиғмажилдлар ҳужжатларни гуруҳларга бўлиш асосида тузилади.
Ҳар бир йиғмажилдга фақат шу йиғмажилдга оид ҳужжатлар қўйилиши керак, ҳужжатларнинг кўпайтирилган нусхалари йиғмажилдга қўйилмайди. Ҳужжатларни йиғмажилдга қўйиш учун тўғри расмийлаштирилганлигини девонхона мудири томонидан текшириб кўрилиши, раҳбариятнинг йиғмажилдга деган имзоси (йил, ой, кун) бўлиши лозим.
Тўла расмийлаштирилмаган ҳужжатлар қайта расмийлаштирилиб, сўнг йиғмажилдга тикилади. Ҳар бир йиғмажилдга жойлаштирилган ҳужжатлар 250 варақдан ортиқ бўлмаслиги керак. Йиғмажилдларни тўғри расмийлаштиришнинг услубий раҳбарлиги ва назорати девонхона мудири томонидан олиб борилади.
Айрим туркумдаги ҳужжатларни тартибга солиш буйруқ ва фармойишларга оид ҳужжатлар ҳамда уларнинг ижроси гуруҳларга ажратилган ҳолда тартиб билан кетма-кет қўйилади.
Суд фаолияти юзасидан юқори давлат органларидан келган топшириқлар ва уларнинг бажарилиши ҳақидаги маълумотлар шу мақсад учун юритиладиган йиғмажилдга тартиб билан тикилади.
Суд аппарати ходимларининг шахсий ишларига оид ҳужжатлар алоҳида папкаларга қўйилиб, унинг устки муқовасига ёпиштирилган қоғозга ходимларнинг Ф.И.Ш. ёзилиши, муқованинг ички қисмига ёпиштирилган қоғозда эса унинг шахсига оид ҳужжатлар рўйхати бўлиши керак.
Ёзишмалар учун алоҳида йиғмажилд юритилади, шу жумладан юқори ташкилотлар билан бўлган ёзишмалар аниқ масалалар бўйича алоҳида гуруҳларга бўлиниб олиб борилиши лозим.
Ёзишмалар йиғмажилдига судга келган масалаларни ҳал этишга оид ҳамма ҳужжатлар ҳам тартиб билан жойлаштирилиши керак.
Йиғмажилдларни қабул қилиш алоҳида-алоҳида амалга оширилади, алоҳида қимматли йиғмажилдлар эса варақма-варақ текшириб олинади. Йиғмажилдлар (ҳужжатлар) рўйхатининг барча нусхаларида архив ҳужжатларининг архивга қабул қилиб олинганлиги тўғрисида белги қўйилади.
Йиғмажилдлар (ҳужжатлар) рўйхатида кўрсатилган сақлов бирликлари йўқ бўлган тақдирда қайтадан янги якуний ёзув ёзилади. Мавжуд бўлмаган йиғмажилдлар ва ҳужжатларнинг рақамлари ҳамда сабаблари ҳужжатларни қабул қилиш ва топшириш далолатномасида кўрсатилади. Жамлаш манбалари сақловга топширилмаган йиғмажилдларни қидириш чора-тадбирларини кўради.
Вилоят маъмурий судиархив мудири
Н.Рахманова